Por qué una clínica dental pierde pacientes sin enterarse
Casi nunca es por el precio. Es porque quien decide pedir cita lo hace cuando la recepción está cerrada o con las manos ocupadas.
Mucha gente se acuerda del dentista por la noche o el fin de semana, justo cuando no hay nadie al teléfono. Si no puede pedir la cita en ese momento, la pide en la primera clínica que se lo pone fácil.
Quien cobra y recibe al paciente en el mostrador es la misma persona que coge el teléfono. Cada llamada para pedir hora interrumpe a alguien que está atendiendo a otro.
Cuando un paciente anula, el hueco se libera, pero fuera de la clínica nadie se entera. Con el asistente, se le ofrece al siguiente que pregunte, a cualquier hora.
Cómo da la cita el asistente virtual de tu clínica
Cuatro pasos dentro del chat de tu web. El paciente no se descarga nada ni se crea una cuenta.
Tipo de cita
Revisión, limpieza, primera visita o urgencia. Los tipos los defines tú, y cada uno con su duración real, para que la agenda no se descuadre.
Centro y hueco
Solo se ofrecen horas libres de verdad en esa clínica: su horario, sus festivos y cuántos pacientes se atienden a la vez.
Contacto y consentimiento
Nombre, teléfono y la casilla de consentimiento con el enlace a tu política de privacidad. Nada más.
Pre-reserva
El hueco queda apartado y deja de ofrecerse a los demás. Tu recepción llama para confirmarla, y al paciente se le dice desde el principio.
Una cita pedida a las once de la noche
Así sería la conversación en la web de una clínica, y así le llegaría a recepción. La clínica y el paciente son inventados.
Ejemplo ilustrativo · no es un chat en vivo
Así le llega a recepción
- Quién
- Marta López · 6•• ••• •••
- Tipo de cita
- Limpieza
- Cuándo
- Jueves 18 · 17:30 · 45 min
- Centro
- Clínica de Ruzafa
- Estado
- Hueco apartado · pendiente de confirmar
- Consentimiento
- Miércoles 10 · 23:04
- Origen
- Web de la clínica · chat
Pedida un miércoles pasadas las once, con la recepción cerrada. Por la mañana ya está en el correo y en el CRM.
Responde lo que tú le cuentas
Horarios, tratamientos que hacéis, cómo llegar o los precios orientativos que publiquéis. Lo que no sabe, no lo inventa: pasa la consulta a recepción.
Cada contacto, con su origen
Cada petición llega al correo y al CRM con su procedencia: el chat de la web, una landing o una campaña concreta.
En el idioma del paciente
Detecta el idioma en que le escriben y responde en él, aunque cambie a mitad de conversación.
Datos de salud: lo que el asistente no pregunta
El motivo de la consulta puede ser un dato de salud, y la ley lo protege más que un teléfono. El asistente está montado para no recogerlo.
- Solo el tipo de cita genérico. Revisión, limpieza, primera visita o urgencia. No pregunta síntomas, medicación ni historial: eso se habla en la consulta.
- Consentimiento explícito y con fecha. Nada se envía sin que el paciente marque la casilla, y queda guardado cuándo lo hizo.
- Una urgencia no espera a un chat. Si el paciente describe algo serio, el asistente le da el teléfono de la clínica y, si hay riesgo, le indica que llame al 112.
- Ni diagnósticos ni presupuestos cerrados. Como mucho, los precios orientativos que la clínica publique.
- Cada uno en su papel. La clínica es la responsable del tratamiento de los datos y nosotros los encargados. Los datos se guardan en la Unión Europea.
Cómo se instala en la web de la clínica
Unas líneas de código en cualquier web, sea WordPress o a medida. El resto se configura desde nuestro panel.
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Pegar el código antes de
</body>Os lo entregamos rellenado; vosotros solo aportáis el enlace a vuestra política de privacidad.
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Darnos los tipos de cita y el horario de cada clínica
Qué se puede pedir por la web y cuánto dura, el horario y los festivos de cada centro y cuántos pacientes se atienden a la vez. Lo dejamos configurado nosotros.
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Lo demás, desde el panel
Textos, colores y respuestas se cambian cuando haga falta, sin tocar la web.
Preguntas frecuentes
¿El asistente da la cita o solo recoge la petición?
Da un hueco de verdad. Consulta la agenda de la clínica y ofrece solo horas libres, respetando horario, festivos y cuántos pacientes se atienden a la vez. El hueco elegido queda como pre-reserva y deja de ofrecerse a los demás; después, vuestra recepción llama para confirmarla.
¿Por qué la cita queda pendiente de confirmar?
Porque el tipo de cita que elige el paciente y lo que de verdad necesita no siempre coinciden, y recepción quiere ajustar el tiempo antes de cerrar la hora. Mientras tanto el hueco está apartado. Al paciente se le dice desde el principio, para que no dé por cerrada una cita que aún no lo está.
¿Qué datos de salud recoge el asistente?
Solo el tipo de cita genérico: revisión, limpieza, primera visita o urgencia. No pregunta síntomas, medicación ni historial. Antes de enviar nada, el paciente da su consentimiento, que queda guardado con su fecha. La clínica es la responsable del tratamiento, nosotros los encargados, y los datos se guardan en la Unión Europea.
¿Qué pasa si alguien escribe con una urgencia?
El asistente no hace triaje ni da consejo médico. Si la clínica reserva huecos de urgencia, los ofrece como otro tipo de cita. Si el paciente describe algo que no puede esperar, le da el teléfono de la clínica y, si hay riesgo serio, le indica que llame al 112.
¿Se conecta con el programa de gestión que ya usamos?
La pre-reserva entra en vuestro CRM, correo o calendario. Si ya trabajáis con un programa de gestión clínica, hablamos de cómo conectarlo; no os prometemos una integración antes de ver cuál es.
¿Sirve si tenemos varias clínicas?
Sí. Cada clínica lleva su horario, sus festivos, sus tipos de cita y cuántos pacientes atiende a la vez. El paciente elige primero el centro y ve los huecos de ese centro.
¿Lo quieres en tu clínica?
Cuéntanos cómo dais cita hoy y te enseñamos cómo quedaría con tus tipos de cita, tu horario y tus centros. Presupuesto a medida.